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会议室管理制度

发布时间:2016/10/18 11:41:44    点击次数:

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    党政办公室所属会议室、接待室是学院举行会议、接待宾客的重要场所。为保证学院日常工作的正常运转,规范会议室管理,明确使用范围和使用审批程序,提高会议室的使用效率,特制定本管理办法。
    一、会议室使用范围
    1.党委会、党委中心组学习、中层干部会;
    2.院长办公会、党政专题会议;
    3.由院领导主持的全院性工作会、座谈会;
    4.上级机关来院检查指导工作时的工作汇报会、情况介绍会;
    5.兄弟单位来院公务活动时的交流座谈会。
    二、会议室使用审批程序
    1.会议室由党政办公室行政科负责管理和调配。第一会议室(行政楼三楼会议室)可容纳10人;第二会议室(行政楼二楼会议室),可容纳74人。
    2.使用单位一般应于每周五报送下一周的会议室使用申请,交由行政科审核、调配,申请内容包括:会议主持人、会议内容、使用时间、与会人数。
    3.行政科根据全院会议情况,在每周《工作安排》中统筹安排会议室的使用。
    4.一般不接受临时的会议室使用申请,特殊情况下确实急需的,须报请党政办公室负责人批准。
    5.会议邀请有上级领导或兄弟院校、兄弟单位领导出席的,主办单位应事先向党政办公室说明情况,以便于安排接待事宜等。
    三、会议准备(包括会场准备)工作责任
    1.会议通知、会议材料由会议主办单位负责。
    2.会场布置(包括会标、桌签、话筒扩音、投影播放)及清理会场由会议主办单位负责。
    3.需要使用会议室音响或投影设备的,须由会议主办单位提前报经行政科负责人同意后,由会议主办单位在党政办公室工作人员指导下调试和使用。
    四、会议室的日常管理和使用要求
    1.会议室由办公室行政科派专人管理。钥匙专人保管,不外借;会议室随用随开,用完及时锁闭。定时打扫卫生,做好保洁工作,经常检查设施完好情况,以保证会议室的正常使用。
    2.使用单位要爱护会议室设备,会议结束时及时关闭照明灯、热水器、空调、音响、投影等设备,并把桌椅恢复原位。
    3.严禁在桌椅上踩踏、涂画,禁止在开会时吃零食,不得在会议室丢弃纸张等物。

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